編者按許多用戶在使用企業網盤時會有這樣的疑問:企業網盤怎樣上傳文件?刪除鏈接?分享文件夾?經過Chiefmore小編親自使用,小編精心挑選了巴別鳥、堅果云、燕麥云盤、搜狐企業網盤這四家市面上主流的企業網盤,從文件管理和協同辦公這兩大企業網盤主要功能對它們進行測評。

企業在日常工作中會產生許多文件,這些文件大都需要保存起來以備日后查閱。企業如果將文件存儲在硬盤等固態存儲設備中,不僅難以將文件分類歸檔,也難以與其它團隊共享,于是許多大型企業選擇搭建企業網盤,將文件存儲在云端。但企業獨立搭建維護一個企業網盤的人力成本過高,因此許多中小型公司選擇購買第三方企業網盤服務,從而實現文件歸檔存儲、文檔管理、協同辦公等功能。

?  文件管理

文件管理功能是企業網盤的核心功能,通過文件管理功能,用戶可以對文件進行上傳、搜索、預覽、編輯等操作。

1.上傳:一般來說,企業在選購網盤時主要關注網盤對上傳文件大小的限制和上傳效率兩個指標。部分企業網盤通過大文件秒傳和斷點續傳功能提高文件的上傳效率。大文件秒傳是指企業網盤的服務器對用戶上傳的文件進行標識,并根據標識來識別新上傳的文件是否已經由其它用戶上傳至云服務器,對于被識別的已上傳的文件用戶無需重新上傳,同時服務器會將該文件的鏈接發送給用戶,從而減少不必要的傳輸和帶寬占用。

2.搜索:企業在考察網盤的搜索功能時,需要關注網盤能否提供多樣化的搜索方式,能否通過文件內容、創始時間、創始人等多樣化的方式搜索需要的文件。

3.預覽:預覽是指用戶不需要下載文件至本地,可以直接在網盤中查看文件。企業需要關注網盤能否預覽自己經常用到的文件格式。基礎的預覽功能可以查看包括office、PDF、JPG在內的常見格式的文件,但也有一部分網盤支持查看包括PSD、HTML、dwg在內的更多格式的文件。

4.編輯:通過文件編輯功能,企業可以對文件進行新建、復制、移動、刪除、重命名等操作。網盤提供的編輯功能的多少是衡量其編輯能力的重要指標。

 

?  協同辦公

企業的文件存儲工具與個人文件存儲工具最大的不同之處在于,個人使用網盤時只需要上傳和下載文件即可,而企業使用網盤則需要在企業內部甚至于外部之間上傳、下載、刪除和修改文件。完善的協同辦公功能可以減少企業內部的溝通成本、提高工作效率。Chiefmore小編將協同辦公功能分為內部協同和外部協同功能,在下面將詳細為大家介紹。

(一)內部協作

內部協作功能是指根據公司需求,企業網盤可以將不同的文件提供給不同的人進行操作,例如產品部門的原型圖制作完成之后需要給到UI部門去進行進一步修改完善,這個時候就需要用到內部協作功能。在協作過程中,網盤的同步功能可以讓企業內部多用戶共同操作網盤;同時可以賦予公司內不同的成員以不同的操作權限需要使用到權限管理功能。

目前各企業網盤的針對內部協作提供的功能都十分相近,差異化并不大,因此不多做討論。值得重點關注的就是網盤的同步速度,這一指標跟企業內部的網絡環境、服務商當時的服務器狀況、上傳的文件類型等等都有關系,所以企業在選購網盤產品之前,應當先進行產品的試用和測速(目前主流的企業網盤產品都會提供免費的試用賬號)。

 

(二)外部協助

不同團隊乃至于不同公司之間中經常會出現在合作過程中需要參考對方的文件的情況。外部協作功能一方面可以提高團隊合作時的溝通效率,另一方面也避免了內部文件泄露。

外部協作包括了云附件和外鏈兩大功能。云附件是指企業可以直接將網盤云端的文件作為郵件附件發送,無需下載。外鏈是指企業可以為網盤中的文件創建外部鏈接,外部用戶可以通過這個鏈接登陸網盤,進行相應操作。外鏈分為預覽外鏈、上傳外鏈、下載外鏈等多種形式,用戶通過不同的外鏈進入網盤后享有相應的操作權限。

我們可以看出,就外部協助功能的全面性而言,堅果云和巴別鳥的功能都比較全面,并列第一,搜狐企業網盤次之、燕麥云盤較弱。

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?  小結

▌巴別鳥:總體而言,巴別鳥的功能強大。盡管巴別鳥不支持大文件秒傳功能,但文件搜索、預覽、編輯功能都比較完善,尤其是其文件預覽功能,支持100+種格式的文件在線預覽,包括PSD、DWG、AI等專業文件;文件同步速度快;外部協作功能齊全,支持云附件和多種形式的外鏈。

▌堅果云:文件管理功能中規中矩,外部協作功能強大。支持多種方式分享文件;上傳文件有大小限制,單個文件最大為5G;不支持一些高級格式的預覽,但當用戶在堅果云打開文件時,堅果云會調用本地的軟件查看或編輯文件。

▌燕麥云盤:文件管理功能強大,但協同辦公功能不足。支持斷點續傳功能,支持通過文件內容、操作者賬號、標簽、文件類型及時間等信息搜索文件,可在線預覽視頻文件音頻文件;但同步速度相對其他三個網盤有一定不足,外部協助功能也不夠完善。

▌搜狐企業網盤:在文件管理和協同辦公這兩個功能上,搜狐企業網盤表現得中規中矩,沒有突出的優點或者缺點。

 

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