企業郵箱是企業進行商務交流的基本途徑之一,并且具有諸多私人郵箱不具備的優點。目前市面上的企業郵箱品種豐富,功能咋看上去也都大同小異,那么面對著這些令人眼花繚亂的企業郵箱,用戶應該如何做出挑選呢?今天,Chiefmore就為您精心準備了一篇關于企業郵箱的選購指南,希望能對您的決策助上一臂之力。

>> 評測體系

企業郵箱的作用就是幫助用戶安全、高效地收發郵件。基于這一核心原則, Chiefmore對比了市面上多家主流的企業郵箱,最后總結了一套包含功能性(收發郵件)、易用性和安全性三個方面在內的評測體系: 

接下來Chiefmore就為您詳細分解每一個具體的評測指標。

>>   功能性

郵箱的基本功能就是收發郵件,該部分的評測主要由以下三個部分組成:

第一部分是企業郵箱的主要參數,這些指標評測了郵件最基本的能力。第二部分與郵件發送有關,考察了送達率相關的指標,決定了用戶發送郵件的成功率。第三部分是關于反垃圾功能的考察,是影響郵件接收的一項重要功能,良好的反垃圾功能可以很大程度上讓用戶免受垃圾郵件和病毒郵件的騷擾。 

(一)基礎指標

企業郵箱的基礎指標包括價格信息、郵箱容量、附件大小以及網盤大小。在收費上,目前市面上主流的企業郵箱均以套餐收費為主,并且套餐等級通常只決定用戶數量、郵箱容量、網盤容量等參數,不影響其它功能。另外幾項參數指標評測了郵件最基本的能力,并且可由數值大小直觀反映。一般來說,企業郵箱在官方頁面都會有相關的價格和參數表,用戶可以結合自己的實際運營需求有針對性地進行對比考察。

 

(二)送達率

送達率直接決定了企業的重要文件能否安全、及時地到達對方的收信箱之中,是企業郵箱最核心指標之一。送達率除了由內容質量(是否會觸發反垃圾機制)、對方的收信設置等因素決定之外,還受以下幾個客觀指標影響:

獨立IP:IP的質量(信譽)能很大程度上影響企業發送郵件被判定為垃圾郵件的概率。目前各企業郵箱提供的都是共享IP,但有些郵箱會針對大客戶分配專屬的IP地址,防止其IP受別的用戶影響。

海外服務器:不少企業(尤其是外貿類的企業)有跨境通信的需求,因此各企業郵箱的海外服務器部署情況也相當重要。一般而言海外服務器有兩種部署方式,一種是和第三方合作,其中最著名的就是亞馬遜云服務器,基本能實現覆蓋全球;另外就是自建境外服務器,相對前一種方式來說來說信息安全性更高。

(三)反垃圾

目前, 各個郵箱平臺在反垃圾能力上都沒有太大的區別:它們都會為用戶提供成熟的垃圾郵件過濾和病毒查殺機制。但是,不同的企業對于反垃圾的要求不同,有些想要盡量避免垃圾郵件騷擾,有些企業則不想錯過任何一個商務郵件。對于這些企業來說,郵箱提供的反垃圾模式選擇很重要。一般而言主流的模式有以下幾種:

寬松(所有的來信均不視為垃圾郵件)、低級(除了黑名單之外都視為正常郵件)、中級(根據系統的反垃圾規則自動進行判斷)、高級(僅收取來自于白名單和聯系人的郵件)。企業應結合自己的實際需要選擇最適合自己的模式。

>>   易用性

企業郵箱的易用性主要考察兩點:一個是企業郵箱的移動化能力,換句話來說就是用戶能不能夠隨時隨地操作郵箱;另一個就是企業郵箱的自動化能力,可設置一些瑣碎的操作由系統自動解決,讓用戶能夠用最少的操作輕松收發日常郵件。

(一)移動化

企業郵箱的移動化能力主要由三個因素決定:1,是否提供了官方的移動端App; 2,能接入哪些辦公應用(比如常用的微信、釘釘等);3,是否能開通短信提醒來信,可以讓用戶在外出時及時知道有來信。

(二)自動化

收信自動化:主要由其收信規則設置決定。具體來說,用戶可以根據來信的各項屬性(發件人域名、來信大小、時間等)決定這些信件最后歸于何處(比如某個文件夾或者直接刪除)。設置好收信規則之后,企業的來信就可以做到自動分類和處理。在這一點上主要考察的是可設置的項目數量,一般來說數量越多,用戶就能更加精準地設置適合自己的收信規則。

發信自動化:在發信時企業可以使用定時發送功能,到達設定時間信件會自動發送給對方。各個企業郵箱在這項功能上的主要區別在于可設時間精度的不同。

>>   安全性

目前各主流企業郵箱均采用SSL加密傳輸方式,為企業提供高安全級別的云服務平臺。但這只是在第一道入口加以防范,企業的資料和通信安全還需要考察以下幾點: 

(一)管理員端

郵件審批:員工所發的郵件在涉及敏感詞匯或內容時,郵件會在發送前先轉發給監控人,由監控人對郵件進行監控審核。審核通過后收件人才能收到郵件,這樣可以有效避免內容不當的信件被投遞到客戶手上。

郵件備份:管理員可將員工郵箱的全部收信和發信復制到指定管理人郵箱,這樣一是備份重要郵件,以防資料誤刪和丟失等情況;其次也可以讓企業管理者監管員工的通信內容,提高公司內部的信息安全。

IP登陸限制:管理員可以設置本公司外的IP無法登錄郵箱,避免公司外部人員盜用信箱。

(二)員工端

誤刪恢復:員工不小心刪除郵件后,可以通過該功能找回,但是一般有時間限制。

郵件撤回:員工不小心把公司機密或者不當內容發送給錯誤收信人后,不僅能靠管理員審批郵件來阻止,也能使用郵件撤回功能。但需要注意的是,郵箱的撤回功能會有一些局限性,并不能撤回所有信件——因為共用服務器等原因,所以各郵箱一般只支持撤回發往同品牌郵箱的信件。

文件加密:給郵箱的重要文件夾或者網盤加鎖,提供二次保護。

以上就是Chiefmore為您精心準備的關于企業郵箱的選購指南,希望能對您的決策助上一臂之力!

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